2017/05/12

連絡手段が多様化した現代の電話の役割について考えてみる

 

 

こんにちは。めがね税理士の谷口(@khtax16)です。

電子メール、手紙、LINE、Facebook、Twitter、Skype、chatwork、などSNSも含めていろいろな連絡手段がある現代で、電話にどんな役割があるのか考え直してみました。

 

 

元お客さまから電話がかかってきた

先日事務所で作業していたら突然電話がかかってきました。

出ると、前の前に勤めていた事務所のお客さまで、とある会社の総務の方。

「お久しぶりですー、どうされました?」

「お久しぶりです! 実は…」

と、聞いてみると一般的な社会保険の手続きについて聞きにくそうに質問されました。

(いや社会保険はもちろん社会保険労務士さんのお仕事なのですが、税理士はわりと聞かれるのです^_^;)

 

 

正直嬉しい

その会社さんに、私ではない顧問税理士さんが別にいらっしゃるのですが、

  • 質問するといつも微妙な反応をされるので、なんとなく聞きづらい
  • 質問しても「じゃあ調べてみますね」という答えが返ってきて、その後反応がないことがある

ということで私にご連絡くださったのでした。

 

その方のお人柄は朗らかでとても話しやすく、私個人としてはとても好きな方だったので、その方も、まあなんていうのかな、僕に少なからぬ好意を持ってくれていたんじゃないかなと勝手に思っているのですが!(両方30代前半のおっさん同士です)

ともかく私にご連絡いただけたのは、なんというか「谷口なら聞きやすい」と思っていてくれたのかなあととても嬉しくなりました。

(もちろん相性の問題だと思います)

 

 

 

 

電話について考え直す

冒頭にも書きましたが、いまは電子メール、手紙、LINE、Facebook、Twitter、Skype、chatwork、などSNSも含めていろいろな連絡手段があります。

私は同年代の方と接する機会が多いせいか、SNSなどで連絡することも多いのですが、これらに慣れると最近は電子メールもかしこまっている感じがしてしまって、慣れというのはおそろしいなと思います。

(FAXだけは認めない)

 

『好きでしかたがない仕事 税理士の仕事』でも書いたように、私はお会いして話すのが一番好きです。

が、やはり電話というものも、コミュニケーションの手段として見るとまだまだ優れていると個人的には感じます。

大別すると、

  • 顔を見て話すもの(対面、テレビ電話)
  • 声(電話)
  • 文字(手紙、メール、SNS等)

というのは一つの分け方だろうと思いますが、この中で電話を使うことについてのメリットとデメリットを改めて考えてみました。

 

 

電話のメリット

まずはメリットから。

 

コミュニケーションの手段として優れている

メールにしろSNSにしろ、やはり文字だけですとどうしても細かいニュアンスを伝えられないところもあり、声が持つ情報量というものは決して侮れません。

相手の方の話すテンポ、声の高い低い、感情がどう動いているかも感じ取ることができます。

「それなら対面は視覚+聴覚でより優れている」という意見もあるかもしれませんが、視覚がなくなる分の「気軽さ」も電話の特長といえるでしょう。

 

すぐ解決する(相手が出れば)

たとえばなにか質問したいことが出てきた場合、簡単なものなら電話をかけて聞いてしまえばすぐに解決します。

メールなどの文字は「文を考える」「入力する」のに一定の時間がかかってしまいますから、ごくごくわずかな時間で解決できるのはメリットと言ってよいでしょう。

(相手が出ないこともありますが)

 

メールで言いにくいことを伝えやすい

デリケートな話題や、相手が少しお怒りのとき、こちらがお願いしなければならないときなど、文字で書くとどうしても角が立ってしまう用件のときも、電話なら自分のペースでやんわりと伝えることができます。

メールならうんうん一時間も文面に悩んでしまうような場面でも、思い切って電話してしまったほうがお互いにすれ違いなく済むことも多々あるでしょう。

 

 

 

電話のデメリット

とはいえデメリットもなかなか大きいです。

 

時間や頻度が問題になることがある

お相手の方によりますが、

  • 深夜でも構わずかけてくる
  • しょっちゅうかけてくる
  • 一度の電話が長い

などということがあり得ます。

「もうちょっと電話減らしてもらえませんかね」ともなかなかお伝えできないでしょうし、これはそのお相手の方の感覚次第なので難しいところです。

 

作業が中断される

これも大きなデメリットです。

どんなに集中して作業していても、電話が来たら強制的に中断されてしまいます。

もう一度作業に戻ろうとしたら「はて、どこまでやったっけ?」ということも。

 

つながらないなどでかえって時間がかかる場合がある

メリットで「疑問から解決までの時間が短い」を挙げましたが、お互いに出られずすれ違いが続き、かえって時間がかかってしまうこともあり得ます。

すれ違い後にようやく電話がつながったと思ったら、用件をすっかり忘れてしまい「あらなんだったかしら」「わっはっは」というおじいちゃん的な事件もしばしば(私だけ?)

 

 

 

 

スタンスを明確にすることが大切

というわけで、いいところ悪いところがはっきりしている電話ですが、私は「気軽に」「声を聞きながら話を進められる」というコミュニケーションの面で電話はわりと好きです。

とはいえ自分がかけるときには「いま忙しかったらどうしよう」とか考えすぎてしまうタイプでもあるので、

  • 自分がかける側のときはメールを優先的に打つ
  • もらう側の電話は歓迎(時間や頻度があまりにも非常識でなければ)
  • 電話だけでなく、メールやSNSを併用できる環境が望ましい

というのが現時点での私のスタンスです。

 

 

 

 

まとめ

というわけで、

  • 電話のメリットデメリット
  • 自分のスタンス
    • 自分がかける側のときはメールを優先的に打つ
    • もらう側の電話は歓迎(時間や頻度があまりにも非常識でなければ)
    • 電話だけでなく、メールやSNSを併用できる環境が望ましい

という内容でした。

 

本当にいまはいろんな連絡手段がありますので、相手に明確にスタンスを伝えて、お互いに理解を得ているのであれば電話はダメというのは大いにアリだと思います。

 

最後に私が電話の際に心がけていることでも書いておきます。

  • 嫌そう・めんどくさそう・いかにも警戒しているような声を出さない
    (「面倒な用件だったらどうしよう」と警戒感丸出しで話される方結構いますよね)
  • ハキハキと大きな声でしゃべる
    (聞き取りづらいことがあるため。その場にいる人には「うるせえ」と言われることも多々)
  • 電話越しに頭を下げたり身振りをする
    (これは自然にやっていたのですが、「そうすると相手にも伝わりやすくなるよ」という言説を鵜呑みにして続けています)

 

 

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<あとがき>

だんだん「めがね税理士」が恥ずかしくなくなってきてて、やはり慣れというものはおそろしいと思いましたとさ。

 

※2016.10.7追記 「もらう側の電話は歓迎」と書いていますが、営業の方の電話も歓迎している訳ではございません。申し訳ございませんが悪しからずご了承くださいませ。

 

 

 

 

◇ 谷口孔陛税理士事務所のホームページはこちら! https://kh-tax.com

 

 

 

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読んでくださってありがとうございました

 

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