こんにちは。めがね税理士の谷口(@khtax16)です。

 

独立直前まで勤めていた事務所で、「これはいい」と個人的に気に入ったお客さまの名前の管理方法があります。

 

その方法とは、「会社名をアルファベット3つで管理する」というもの。

 

税理士のように、関わるお客さまの数が多すぎない業種に限られてしまいますが、具体例とともにそのメリットをご紹介してみます。

 

3文字のアルファベットでの顧客管理は結構便利

私の事務所名である

谷口孔陛税理士事務所

という屋号の方が、お客さまの中にいたとします。

 

たとえばその方と会ったときのEvernoteのメモ。

「谷口孔陛税理士事務所 谷口様 12/24 19:00~(一緒に過ごす相手いないのかこいつ)」

というメモを残すとします。

 

たとえばその方から送られてきたExcelを保存するとき。

「谷口孔陛税理士事務所_2017欲しいものリスト_メガネ(こんなリストを送りつけてきてもプレゼントしねえよ)」

というファイルを保存しておくとします。

 

※ 実際にこんな悪態をつくことはございません

 

 

会社名や屋号をそのまま記録するデメリット

特に今回の「谷口孔陛税理士事務所」という「漢字ばっかじゃねえか」みたいな名前だとなおさらですが、会社名や屋号そのままで管理しておくことには、

  • 長い
  • ふと第三者に見られたときに、知られてしまう

というデメリットがあります。

 

「長い」というデメリットは「まんまだな」という感じもしますが、たとえばファイルを検索しやすくするために会社名を入れている場合にはその弊害が顕著に出ます。

名前でスペースを取ることにより「なんのファイルなのか」という肝心の部分に焦点が行きづらくなってしまうのですね。

 

また、「ふと第三者に見られたときに、知られてしまう」というデメリットですが、たとえば目の前のお客さまと次回のスケジュール調整をする際、

谷口孔陛税理士事務所 12/24 19:00~

という予定をGoogleカレンダーなどに入れていたら、そのまま会社名が目に入ってしまう可能性があります

 

ほとんどの場合は「そんな会社ともつきあいがあるんだ」程度で終わるでしょうが、万一知り合いであった場合等、セキュリティ的に好ましくないのは言うまでもありません。

 

 

取引先をアルファベット3つで管理する

そんなときに役立つのが、「会社名や屋号をアルファベット3文字で管理する」という方法です。

 

具体的にどうするのかというと、

 

 

谷口孔陛税理士事務所

谷口 孔陛 税理士事務所

Taniguchi Kohei Zeirishijimusyo

TKZ

 

 

といったように、

  1. 一旦アルファベットに分解する
  2. 適当な間隔で3文字を抜き取る

ことをするだけです。

 

 

 

これを先ほどの例に当てはめると、

 

■ Evernote

(before)谷口孔陛税理士事務所 谷口様 12/24 19:00~

(after)TKZ 代表 12/24 19:00~

 

■ ファイル名

(before)谷口孔陛税理士事務所_2017欲しいものリスト_メガネ

(after)TKZ_2017欲しいものリスト_メガネ

 

などになる、ということですね。

どうでしょう、屋号を全部書いたときと比べて、ずいぶんシンプルになり、かつセキュリティ的にも問題が少なくなった(もし目に入っても顧客情報が把握できなくなった)のではないでしょうか?

 

 

どこを抜き出す? 抜き出すときの基本ルール

これはもともと、独立直前の事務所で働いていたときに、役員の公認会計士の方がやっていた手法でした。

それを盗み見て「ほほーんこれはなかなか便利かもしれませんぞ」とつぶやきつつパクった手法なので、もしかしたら抜き出すルールがちゃんとあるのかもしれませんが、私はひとり税理士ということもあり、まあ「自分がわかればOKじゃん?」みたいに思っています。

(もしかしたら公認会計士の方(というか監査法人で?)はよくやっている手法なのかもしれません)

 

なので「自分がわかればOK」を主軸としつつ、そのほかの基本的なルールとして、

  • 「株式会社」「有限会社」「合同会社」などの組織名の部分は入れない
  • 子音を抜き出したほうがわかりやすい(必ずではない)
  • 必ず3文字にする(後述)

という感じです。

 

 

具体例いろいろ

さすがにこれだけだとわかりにくいかもしれないので、例としていくつかの会社をアルファベット3文字にしてみます。

 

私がめがね税理士を名乗っていることから、メガネの上場会社4社

  • 株式会社ジンズ
  • 株式会社メガネスーパー
  • 株式会社三城(みき)ホールディングス
  • 愛眼株式会社

を例に出しましょう。

 

 

■ 株式会社ジンズ

ジンズ

JiNZ

JNZ

 

※ ちょっとまんまですね…

 

 

■株式会社メガネスーパー

メガネスーパー

MeGaneSuper

MGS

 

※ 「MGS」にするか「MNS」にするかは個人の感覚で分かれる所かもしれません。あとは「MSP」とか

 

 

■ 株式会社三城(みき)ホールディングス

三城ホールディングス

MikiHolDings

MHD

 

※ ホールディングスの多くは「HD」と略します。「MKH」もありかと

 

 

■ 愛眼株式会社

愛眼

AiGaN

AGN

 

 

という感じです。

選択肢はいくつかあることが多いので、実際にどの3文字にするかは自分の納得感で決めてよいかと。

 

たとえば「谷口電機」みたいな会社があった場合、「TDK」にするか「TGD」にするかは結構人によって感覚が分かれていました。

また、逆に最初からアルファベットが一文字や二文字の会社さんもあったりします。

「株式会社A」みたいな。

 

上でちらっと書きましたが、意外に大事なのが必ず3文字にすることです。

たとえば「株式会社AB」という会社さんがあったとして、そのまま「AB」を略称にしていたら、検索したときに余計なものが引っかかることが多いです。

 

4文字だと多いし、2文字以下だとうまく検索ができなくなる。

私は専門学校のときに測量もちょっとだけやってたのですが、「3という数字のバランスのよさが大事なんだ」と先生から力説されたことがあります。

まさしくそのとおりだと思います。

 

なので「株式会社A」「株式会社AB」という会社があれば、

AXX

ABX

など、たとえば「X」のような使われにくい文字を決めて無理やりにでも3文字にしたほうが何かと便利です。

 

 

 

アルファベットのファイル名管理法まとめ

というわけで、

会社名はアルファベット3文字にして管理する

という方法の決め方と、便利な点をまとめてみました。

 

個人的には気に入っている方法なので、ぜひ試してみていただければ!

 

 

 

 

 

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