こんにちは。めがね税理士の谷口(@khtax16)です。

 

完全に私事の話ではありますが、独立当初、私は

  • 電話もやっぱり重要だよね
  • 即レスはやっぱり大事だよね

というスタンスでおりました。

 

しかし独立してからというもの、働き方自体が激変してしまったことがあり、

  • 突然電話が来ると集中が乱されてしまうことを実感する
  • そこまで即レスに重きを置かなくなった
    (メール対応する時間を決めることにした)

など、スタンスもだんだん変化してきました。

 

この変化に応じていろいろやりかたも試行錯誤していたのですが、実際「効果があったな」とものすごく実感できたのがアプリの通知を切ってしまうことです。

 

本などで読みつつも、「さすがに気づかなかったらまずいだろう」と長らく実践できていなかったのですが、半年前ぐらいからやってみて「やっぱり全然違うわ」とものすごく実感しました。

本当におすすめできるので、自分の見せ方を整理する目的を兼ねてまとめてみます。

 

 

「アプリの通知を切る」はひとり社長におすすめの工夫

重ねてになりますが、ものすごく効果を実感できた方法のひとつがアプリの通知を切ってしまうことです。

(ほかのものとしてこちらの記事で紹介した早起きなんかもあります)

 

職業(業種)によって適不適はあると思いますが、

  • ひとり社長
  • フリーランス

のように、自ら実務も雑務も手がける必要がある人間は、集中する場面・対応する場面をはっきり切り替えないと結局どちらも中途半端になってしまう、というのは多くの人に該当する事実なのではないでしょうか。

 

 

私が通知を切っているアプリ4つ

私が通知を切っているアプリは、

  • LINE
  • Facebookメッセンジャー
  • ChatWork
  • メール

の4つです。

 

「このアプリの通知を切っている」と正確に認識することが大切で、私の場合は「大体12時と18時になったらこの4つを確認する」と決めています。

(特に18時は予定が入っていることも多々あるので、あくまで目安ですが)

 

なので「どんなときでも常に即レスを!」と考えている方と私とは、あまり仕事のスタンスが合わないでしょう。

 

 

ひとり社長は「常に即レス」をすべきか?

本などを読むと「できる人間はみんな即レス(すぐに返信すること)」ということを謳っている方もいて、最初は結構迷っていたのですが、あとで気づいたのは「それを言っているのはそれなりの規模の経営者の方が多い」ということ。

その「実務対応などを人に任せることができるか」という前提を無視して、「やっぱりおれも即レスしなきゃ」となるのは少し危険かなと。

 

ひとり社長やフリーランスのようなスモールビジネスであれば、目指すべきは「即レス」より「一定程度まとめて処理」、ではないかというのが私の持論です。

 

 

通知を切ろうが切るまいが一週間後の返答なんて論外

ちなみにいろいろな経営者の方のお話を聞きますと、

「いまの税理士は1週間~1カ月ぐらい返事がないことがよくある」

ということを言われます。

 

最初に噂で聞いたときは「さすがに都市伝説だろう」と思っていましたが、意外とそこそこの方から言われるので「どうやら本当らしいな」と。

 

私の見解ですが、こんなのアプリの通知を切るとか以前の問題で単なる常識の欠如です。

 

私は即レスこそ徹底してはいませんが、原則1営業日以内には返信しております。

(返答に時間のかかるお問い合わせのときには2日程度いただくこともあります。たいてい「少しお時間いただけますでしょうか」とお断りしますが)

 

 

おすすめメールルール「一度しか触らない」「1分を基本に」

それと、徹底できてはいないのですが、メールに関するルールづくりで効果を実感しているのは、

  • メールは一度しか触らない
  • メールにかける時間は1分を基本に

の2つです。

 

「メールは一度しか触らない」というのは、『1440分の使い方』という本にのっていたルールです。

 

・一度メールを開いたら返信まで完了する

・返信がいらないものは読んでアーカイブまで完了する

のどちらかをする、という感じです(本の文脈がどんなだったかは忘れてしまいましたが)。

一旦メールを開いて、「うーんこれは後に回しておこう」ということをしない、ということですね。

 

お客さまから質問が来たときなどはなかなか難しいのですが、これを意識しておくと、むだに後回しにするのはかなり減らせました。

(私はもともとすぐ後回しにしてしまっていたので)

 

 

 

「メールにかける時間は1分を基本に」は、『ライフハック大全』という本にのっていたルールです。

 

これも徹底はかなり難しいのですが、私は「うーんこの書き方だと誤解して伝わるかな。。」などかなり文面に悩むタイプなので、「1分!」という意識があると「えーい多少の『てにをは』なんてくそくらえじゃい!」という気持ちになることができました。

SNSのコメントなどでも活用できますね。

 

 

 

 

電話をメインの連絡手段にはしていない

少し話が変わりますが、冒頭でも書いたとおり、私は「電話も重要だよね」と独立当初にブログで書いたこともありますし、コミュニケーションのツールとして電話は優秀、とも思っています(これは現在でも)。

 

ただその一方で、デスクワークが多いという私の仕事柄も大きいでしょうが、集中しているところに電話がかかってくると、同じ集中力に戻すのにかなり時間がかかる、ということを実感として抱いてもいます。

 

そのため、「頻繁に電話されると悲しみが生まれる」と考えています。

 

なので現在のお客さまには、

  • メインの連絡手段としてはメールやチャットツール
  • 文にしにくいこと、話しにくいことがあるときには電話でもOK
    (かけ直しになること多し)

ということをお願いしています。

 

といいますか、メインの連絡手段は電話ではなく、メール等にすることをお願いしている、という感じです。

 

「思いついたらとにかく電話をかける」というタイプの方もいらっしゃるので、そういう方と私とは合わないかな、と考えております。

 

 

 

まとめ 「アプリの通知オフ」と「電話とちょっと距離を置く」は有効

というわけで、集中を持続するための方法として、

  • アプリの通知を思いきってオフに!
  • メインの連絡手段は電話以外でお願いしてみる

ということを、私のスタンスを交えながら書いてみました。

 

しかしこの記事を書きながら「特に午前は電話だけオフにできればなあ。そんなアプリあるのかしら」と思って調べたら、「機内モード+Wi-Fi」というのはひとつの方法らしいですね。

やってみるか。。

 

また、「アプリの通知をオフに」と言っていますが、待ち合わせや折り返し待ちのときなど、一定のタイミングだけ通知をオンに切り替える、と「100%反応できない」ということがなくなるのでおすすめです。

 

ひとり社長やフリーランスの方は、「集中力をいかに持続させるか」にも注意を払ってみましょう!

 

 

 

 

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