2017/05/12

メールとSNSは時間を自分で制限してみる? 仕事効率化を考える

 

 

こんにちは。めがね税理士の谷口(@khtax16)です。

 

「いろんなところからメールが来て仕事が進まない!」

「SNSを見てたらずいぶん時間が経っていた…」

などと思ったことはありませんか?

そんなときには少し制限をしてみることで解決するかもしれません!

 

 

メールとSNSは時間を自分で制限してみる

 

メールは1日2回チェック

私の場合、「メールは1日2回チェックする」ことに決めています。

それも含めて、

  • チェックは1日2回、昼と夕方
  • パソコンのメール通知はオフ
  • 朝一番からメールチェックはしない
  • 返信が必要なメールだけ上記のやりかたで処理し、メルマガなど読むだけの記事はよけておいて1日に1回読む(あるいは2日に1回読む)

という自分ルールを設けています。

 

なぜメールチェックの制限が必要なのか?

私は以前、「メールの返信の速さがすべてだ」というような本の影響を受け、

  • メールは受信の都度パソコンに通知させる
  • 通知が来たらすぐ読む
  • なるべく速やかに返信する

ということをしていました。

 

これの何が問題だったのかというと、せっかく集中していてもいちいち中断されるためにこなすべきタスクがまったく進まないことがある、というのが一番の問題でした。

特に独立してからはいかに効率化しつつ、集中して一つ一つのタスクを処理していくかの重要さが身に沁みてわかったので、サラリーマン時代(の終盤)から始めたこの習慣をいまもつづけています。

 

返信が遅くなるのは問題ではないか?

もちろんこれによって生じる一番の問題に、返信(レスポンス)が遅くなる、というものがあります。

これについてはたしかにそのとおりなのですが、メールの場合緊急の案件はほとんどない、というのが実際のところではないでしょうか。

 

もちろん1営業日以内には必ずなんらかの返信をしており、2日も3日も放置するということは決してしません。

また、私は『連絡手段が多様化した現代の電話の役割について考えてみる』という記事で書いたように「コミュニケーションを考慮して電話もOK」にしているので、緊急であれば電話をかけてきていただくことも可能です。

 

この状態で「即座にメール返信しないやつとは仕事ができない」ということであれば、もともと合わないお客さまだったのかな、と考えることにしております。

(いまのところはありません)

 

 

 

SNSは1日1回チェック

メールではなくSNSについても自分ルールをつくっています。

一般的にSNSという分類がされているもので、私がやっているのは、

  • Twitter
  • Facebook
  • Instagram
  • Pinterest
  • LINE

です。

(すみません分類がよくわかっておらず「これSNSか?」というものも混じっております ^_^;)

 

SNSの「つい見ちゃう」問題

特に私は『PC版ツイッター(Twitter)のやり方をまとめてみましたよ』なんていう記事を書いちゃうぐらいにはTwitter(ツイッター)が好きなのですが、SNSの最大の問題点は「一度目にするとつい見つづけてしまう」ところだと私は考えています。

 

そのため、SNSについては、

  • チェックは1日1回程度(1回も見ないものもあり)
  • パソコンへの通知は切り、メールでの通知もオフ
  • 午前の時間帯は基本的には見ない
  • すべてを見ることはできなくなるが、ある程度割り切る

という自分ルールを設けています。

(上のTwitterの記事書き途中なのいま思い出しました……)

 

見逃し問題への対応

私は貧乏性というか完璧主義のきらいがあるというか、「親しい人・気になる人の投稿を見逃してしまったらどうしよう!」と思うところがあるので、このあたりはなかなか割り切れませんでした。

 

ただ、それにも対応策はいくつかあって、

  • ブログをされている方なら、RSSリーダーに登録してブログは見逃さないようにする
  • Twitterなら、リストをうまく活用する
  • Facebookなら、「トップに表示」を活用して投稿に気づきやすくする

ということをしています。

 

ただいずれも「じゃああの人もこの人も」とやっていると結局大変なことになるので、上に書いたような「まあしかたない」とある程度割り切る気持ちも大切、と考えています。

私は「縁」という言葉が好きなのですが、「縁があればそのとき見逃してもふいに出会うことができる」と思うことにもしています。

 

 

 

 

メールとSNS制限問題のまとめ

というわけで、

  • メールは1日2回チェック
  • SNSは1日1回チェック

という自分ルールについてまとめました。

 

特にSNSはほとんど独立してからはじめたということもあり、「楽しいなあ」と思うことも多くまだ甘いところがあるのですが、決めた以上しっかり守っていくつもりです。

「一番になにを大切にすべきか」については今後も中心に据えて考えて、そこに至る手段を日々修正していきたいと考えています。

 

 

 

 

 

■ 次のおすすめ記事はこちら!

『署名と記名のちがい ハンコがないときはサインでOK!』

 

 

 

◇ 谷口孔陛税理士事務所のホームページはこちら! https://kh-tax.com

 

 

 

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読んでくださってありがとうございました

 

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