こんにちは。図解ざっくりめがねの谷口(@khtax16)です。

 

ToDoリスト(タスクリスト)、つくっていますか?

私は以前勤めていたときに、一時期かなり急激に仕事が増えたため「これはなにかで管理しないと漏れが出る」と危機感を感じてつくりはじめたのですが、

つくったはいいもののなかなかうまく管理することができない

という問題を結構長いあいだ抱えていました。

 

しかし悩みつついろいろ本を読み、

  • オープン・リスト
  • クローズ・リスト(クローズドリスト)

の存在を知ってから、だんだんとうまく管理・消化できるようになってきました。

 

かなり入門編にあたるのだと思いますが、

「ToDoリストがうまく管理できない!」

というお悩みをお持ちの方向けに、この2つのリストの役割の違いをまとめてみます。

 

 

ToDoリスト入門編 オープンリストとクローズリストを明確に分ける

まず概要として、この2つをざっくり言葉で説明すると、

  • オープンリスト ⇒ いくらでもタスクを追加できるリスト
  • クローズリスト ⇒ その日一日にやることを決めたリスト。一度決めたら追加不可

という感じです。

(クローズリストは一日でなくてもいいのでしょうが、基本は一日単位のほうがやりやすいと思います)

 

 

 

図解 オープンリストとクローズリストの使い方(手順)

言葉だけだとわかりづらいと思うので、どんな分け方をすればいいのか、どんな手順で活用するのか、をこのあと図でまとめてみました。

 

手順としては次のような感じです。

  1. オープンリストを用意する
  2. オープンリストにひたすらタスクを追加する
  3. クローズリストを用意する
  4. クローズリストに、オープンリストのタスクを放り込む
  5. クローズリストのタスクを消化する

 

 

1.オープンリストを用意する

まずオープンリストを用意します。

 

私の場合、オープンリストはEvernote(エバーノート)を使用しています。

パソコンとスマホで同期もできるし便利です。こういうノート上のものが適しているように思います。

 

 

2.オープンリストにひたすらタスクを追加する

次に、用意したオープンリストにひたすらタスク(仕事・やること)を追加します。

 

後述しますが、とっさに思いついたタスクは必ずオープンリストに入れましょう

これに入れるルールはないのでひたすら書いておけばよいのですが、「慣れてきたら〆切順で並べる」ことをおすすめします。

〆切がないものは結局手をつけないことがほとんどなので、優先度などを考慮して。

 

 

3.クローズリストを用意する

また、クローズリストとしてオープンリストとは別のものを用意します。

 

「別のもの」とは言っても、たとえば両方Evernoteにしても問題ないのですが、その場合でも別のノートを使うなど必ずオープンリストとクローズリストを明確に分けましょう

クローズリストで代表的なものは「TaskChute(タスクシュート)」ではないでしょうか。

 

TaskChuteはExcelをベースとしたツールで、クローズリストにうってつけのものです。要はExcelなのでショートカットも使えますし、かなり便利です。

  • TaskChute1(無料。体験版)
  • TaskChute2(有料。税込6,480円)

の2種類があるので、気になる方は無料版を使ってみてもいいんじゃないかと。

「タスクシュートクラウド」というクラウドサービスもあります)

 

私も一時期使っていたのですが、パソコンとスマホだとどうにも使いづらく、いまはGoogleカレンダーを使用しています。

いずれTaskChuteに戻りたいなあ、とは思っていますが、くり返し機能もあるし意外とカレンダーが気楽です。

 

 

4.クローズリストに、オープンリストのタスクを放り込む

このクローズリストに、オープンリストから、その日一日でやるものだけを放り込みます。

 

クローズリストの特徴はなんといっても、

  • その日一日でやるものだけを入れる
  • 一度リストを決めたら追加してはいけない

というところです。

 

私の場合は一日の終わりに翌日の分を決めています

これは朝一番でやってもよいのですが、とにかくその決めたタスクをやりきること、を目標に一日集中して処理を行います。

 

しつこいようですが、このタスク処理の最中、もしなにか途中でタスクを思いついても「原則翌日に回す」など、

  • 途中でクローズリストに追加しない
  • 一度決めたクローズリストはすべてこなす、と決意する
    (なので処理が不可能な量のタスクをクローズリストに盛り込まない)

ことが重要です。

(TaskChuteでも、思いつきのものは「割込」といって好ましくないものとして扱われます)

 

また、図にも載せているように「バッファ」などの項目を設けてある程度余裕を持っておいたほうがよいです。

たいていその余裕はなにかしらの割込で潰れるので。

 

 

5.クローズリストのタスクを消化する

そしてその一日でタスクを消化していき、全部消化できたらOKです!

 

私は『ポモドーロ・テクニックがうまくいかない?なら「ダッシュ法」を試してみよう!(気分にムラのある方向き集中術)』などでご紹介している、この「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則」をかなり参考にしているのですが、

 

 

この「マニャーナの法則」では、

  • クローズリストを全部こなせれば1ポイント獲得
  • クローズリストをこなせなければ1ポイント減点

し、1カ月ごとに点数を合計し、何点とれるかチャレンジしてみよう、とあります。

 

要はゲーム感覚なのですが、自分の推移がわかるとやる気が出たり「やばいもう-5ポイントなんだけど」と焦ったりするので意外とよいです。

私は特に決めていませんが、「5点取れたらご褒美」などを決めてもいいかもしれませんね。

 

 

また、ちなみに、こちらの本では、

  • オープンリスト ⇒ To Do リスト
  • クローズリスト ⇒ WILL DO リスト

と呼んでいます。

 

 

 

 

オープン・リストとクローズ・リストの活用法 まとめ

というわけで、

  1. オープンリストを用意する
  2. オープンリストにひたすらタスクを追加する
  3. クローズリストを用意する
  4. クローズリストに、オープンリストのタスクを放り込む
  5. クローズリストのタスクを消化する

というオープンリストとクローズリストの活用法についてまとめました。

 

このほかいろいろなコツなどもあるのですが、あんまりごちゃごちゃ盛り込むとわかりにくくなってしまうと思うので、少しずつ書いていければと思っています。

「ToDoリストをうまく管理できない……」とお困りの方は、ぜひ一度この2つを分けてみてください!

 

 

 

次のおすすめ記事はこちら!

『ToDoリストに「検討」や「考える」と書くべきではない 言葉から考えるタスク管理』

 

 

 

◇ 谷口孔陛税理士事務所のホームページはこちら! https://kh-tax.com

 

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

最新情報をお届けします

Twitter でフォローしよう!

<広告代わり>
「役に立った!」「ニヤニヤした」など、もし「こいつ応援してやろうかな」という菩薩のごときお心が芽生えましたら、ジュース代なんぞをご馳走していただけますと嬉しいです。ガバガバ飲みます。
https://www.paypal.me/tanimega/150

※ PayPalのアカウントが必要です
※ 金額は変更可能です。50円でも拝みます